Es poden crear grups de WhatsApp per part de l’empresa, i afegir-hi els empleats? Sí, segons recent resolució de l’Agència Espanyola de Protecció de Dades (AEPD).
Es pot fer de qualsevol manera? No.
En primer lloc, s’ha de tenir en compte si els telèfons són corporatius (d’empresa) o particulars. Si són corporatius, es pot fer sense problemes respecte als empleats; si bé s’ha de reflectir el tractament de dades personals a la Política / Normativa de Protecció de Dades Personals que s’entrega als empleats (i/o, en el seu cas, fer una comunicació al respecte) i també a la Política d’Ús dels Recursos Tecnològics, que ha d’incloure la regulació del Dret a la Desconnexió Digital.
En el cas dels dispositius particulars (propietat de l’empleat), aconsellem no crear grups de Whatsapp amb els empleats, doncs seria necessari el consentiment; però el consentiment en l’ambit laboral, segons l’European Data Protection Board i la pròpia AEPD (en d’altres resolucions, doncs en aquesta que analitzem no hi entra) es considera ‘viciat’ i, per tant, pot considerar-se que no és una base de legitimació suficient. En aquest sentit, serà indispensable que l’empresa entregui prèviament als empleats unes Polítiques d’Ús dels Dispositius Propis de l’Empleat amb finalitats relacionades amb la feina i, d’altra banda, es realitzi una Avaluació / Ponderació de l’Activitat de Tractament de Dades Personals.
Com és obvi, en ambdós casos, la finalitat ha de ser la de comunicar qüestions relatives a aspectes laborals que s’hagin de gestionar de forma grupal i requereixin certa immediatesa (relatives, p.ex. a la coordinació de flotes de vehicles, o torns en feines d’alta intensitat). En el cas que es puguin veure afectats clients, proveïdors, usuaris, pacients, alumnes, etc., s’hauria d’analitzar cas per cas.
En tot cas, i a mode de tancament, s’ha de indicar que la resolució de l’AEPD no analitza prou estrictament certs aspectes rellevants (p.ex. legitimació i transferència internacional de dades). És per això que s’ha generat un gran debat jurídic que, probablement, porti a l’AEPD a aclarir en breu quina és la seva posició al respecte. Us mantindrem informats.
Si es vol consultar la resolució d’arxiu del Procediment de l’AEPD (EXP. 202105690), es pot fer en aquest enllaç.
No dubteu a contactar-nos per a realitzar qualsevol consulta respecte a l’ús de Whatsapp a la vostra empresa.