En una de sus “fichas prácticas”, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) indica que para la instalación de cámaras en zonas comunes será necesario el acuerdo de la Junta de Propietarios, que quedará reflejado en las actas de dicha Junta y que se recomienda que en el acuerdo se reflejen algunas de las características del sistema de videovigilancia, como el número de cámaras o el espacio captado por éstas.
Siempre que vayan a grabarse imágenes de personas, y previamente a su captura, se procederá a la inscripción del fichero en el Registro General de la AEPD.
Deberán colocarse (en los distintos accesos a la zona video vigilada y, en lugar visible) uno o varios carteles en los que se informe que se accede a una zona videovigilada indicando en ellos de forma clara la identidad del responsable de la instalación y ante quién y dónde dirigirse para ejercer los derechos que prevé la normativa de protección de datos. También se pondrá a disposición de los afectados la restante información que exige la legislación de protección de datos. Esta información puede estar disponible en conserjería, recepción, oficinas, tablones de anuncios o ser accesible a través de internet.
Si se pretende que las imágenes puedan ser utilizadas para el control de los trabajadores, existenrequisitos adicionales que hay que cumplir.
No podrán captarse imágenes de la vía pública a excepción de una franja mínima de los accesos al inmueble. Las cámaras sólo podrán captar imágenes de las zonas comunes de la comunidad. Tampoco podrán captarse imágenes de terrenos y viviendas colindantes o de cualquier otro espacio ajeno. Y si se utilizan cámaras orientables y/o con zoom, será necesaria la instalación de máscaras de privacidad para evitar captar imágenes de la vía pública, terrenos y viviendas de terceros.
La contratación de un servicio de videovigilancia externo o la instalación de las cámaras por un tercero no exime a la comunidad del cumplimiento de la legislación de protección de datos.
El acceso a las imágenes estará restringido a las personas designadas por la comunidad de propietariosy en ningún caso estarán accesibles a los vecinos mediante canal de televisión comunitaria. Si el acceso se realiza con conexión a internet, se restringirá con un código de usuario y una contraseña (o cualquier otro medio que garantice la identificación y autenticación unívoca) que solo serán conocidos por las personas autorizadas a acceder a dichas imágenes. Una vez instalado el sistema, se recomienda el cambio de la contraseña, evitando las fácilmente deducibles.
El sistema de grabación se ubicará en un lugar vigilado o de acceso restringido y las imágenes serán conservadas durante un plazo máximo de un mes desde su captación.
Las imágenes que se utilicen para denunciar delitos o infracciones se acompañarán a la denuncia y será posible su conservación para ser entregadas a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad o a los Juzgados y Tribunales que las requieran. No podrán utilizarse para otro fin.
La petición de imágenes por las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad se realizará en el marco de actuaciones judiciales o policiales. El requerimiento al titular del fichero será el documento que ampare a éste para ceder datos a las mismas o a los Juzgados y Tribunales que los requieran.